Thông tin book
If You Want It Done Right, You Don't Have to DoIt Yourself!
NGƯỜI GIỎI KHÔNG PHẢI LÀ NGƯỜI LÀM TẤT CẢ
Tác giả: DONNA M. GENETT, PH.D
Tạo và hiệu chỉnh ebook: Hoàng Nghĩa Hạnh

Mục lục
Quyển sách của các nhà quản lý hiện đại
Lời tác giả
Chương 1: Câu chuyện về hai anh em Jones và James
Chương 2: James bắt đầu học cách ủy quyền
Chương 3: Thực hiên bước thứ hai
Chương 4: Tầm quan trọng của việc xác định thẩm quyền
Chương 5: Một chút sai lầm, nhưng không hề gì!
Chương 6: Áp dụng khi làm việc với sếp
Chương 7: Vì sao James huýt sáo?
Đôi điều về tác giả

Lời tác giả
Suốt mười lăm năm qua, nhờ làm công việc huấn luyện và đào tạo
các nhà quản lý, nhằm giúp họ phát huy tối đa năng lực của bản
thân, tôi có dịp được gặp gỡ với những người đến từ nhiều ngành
nghề khác nhau, nhu cầu và mục tiêu của mỗi người cũng rất khác
nhau. Họ mong muốn tìm ra giải pháp cho những khó khăn mà họ
(hay tổ chức của họ) đang gặp phải. Như các bạn cũng biết, những
vấn đề của các tổ chức thường rất đa dạng và phong phú - thế
nhưng điều mà tôi thường gặp nhất đó là họ chưa được trang bị các
kỹ năng giao việc cần thiết - một trong những yếu tố không thể thiếu
của một nhà quản lý hiệu quả.
Họ gặp tôi vì bản thân họ đang đứng trước những mối bận tâm khác
nhau: có người cảm thấy kiệt sức vì công việc, có người lại muốn
tìm cách ứng phó với những nhân viên khó bảo. Và tôi nhận ra rằng,
mặc dù "triệu chứng" khó khăn của mỗi người là rất khác nhau, thế
nhưng tất cả họ đều đang cần đến một "loại thuốc điều trị": đó là
cách ủy thác công việc sao cho quy trình tổng thể được hiệu quả
hơn.
Bất kỳ học viên nào từng tham gia khóa học của tôi cũng đều cảm
thấy bớt căng thẳng hơn trước. Họ rất phấn khởi và hào hứng đón
nhận những kinh nghiệm mà tôi đã chia sẻ qua những buổi nói
chuyện. Và điều làm tôi ngạc nhiên nhất chính là phản ứng của rất
nhiều học viên sau khi được học những bước đơn giản trong nghệ
thuật ủy quyền. Họ nói: "Giá như tôi biết điều này sớm hơn!";
"Những triết lý hữu ích này sẽ làm thay đổi cả cuộc đời tôi!" hay "Tại
sao người ta không dạy những điều này trong chương trình thạc sĩ
nhỉ!" Nhưng câu nói mà tôi thường nghe nhất là: "Chắc chắn mọi
nhà quản lý sẽ gặt hái được rất nhiều điều bổ ích từ những triết lý
đơn giản này. Thật là tuyệt vời, bà nên tập họp chúng lại và viết
thành sách!". Và tôi đã nghe theo lời khuyên của họ.
Vì bản thân cũng là một nhà quản lý, tôi hiểu mình nên viết một
quyển sách thật ngắn gọn và súc tích, sao cho ngay khi đọc xong là

độc giả có thể ứng dụng ngay những gì đã đọc vào thực tế để tạo
nên những thay đổi tích cực trong công việc của họ. Đó phải là một
quyển sách thật đơn giản, thực tế và có thể làm thay đổi cuộc sống
của người đọc.
Dù bạn là người ủy thác hay được ủy thác công việc, nhưng nếu
biết ứng dụng sáu nguyên tắc này, chắc chắn bạn sẽ cảm thấy khối
lượng công việc giảm đi đáng kể, nhờ vậy bạn sẽ có thêm nhiều thời
gian để tập trung vào những điều thật sự quan trọng trong công việc
và trong cuộc sống.
Biết cách ủy thác công việc hiệu quả, bạn sẽ có thể:
• Tăng hiệu quả công việc
• Tự tin hơn trong công việc
• Giảm thiểu các sai sót
• Cải thiện mối quan hệ với đồng nghiệp
• Có cơ hội nâng cao năng lực
• Thêm thời gian huấn luyện cho nhân viên cấp dưới
• Xây dựng tốt tinh thần làm việc tập thể
• Nâng cao tinh thần làm việc của nhân viên
• Giảm áp lực công việc
• Đảm bảo đạt được những kết quả mong muốn
• Hoàn thành công việc đúng thời hạn
• Tìm được bí quyết giúp tái tạo năng lượng và đam mê trong công
việc
• Thay đổi cuộc sống bản thân

Chúc bạn tìm thấy nhiều điều bổ ích từ
quyển sách này!
- Donna M. Genett

CHƯƠNG 1: CÂU CHUYỆN VỀ HAI ANH
EM JONES VÀ JAMES
John Jones, Jr. và John James, Jr. hoàn toàn khác hẳn những cặp
anh em họ bình thường khác. Họ lớn lên trong cùng một thị trấn,
sống trên cùng một con đường và ở cạnh nhà nhau. Các bà mẹ của
họ vốn là hai chị em sinh đôi giống nhau như đúc và luôn là những
người bạn tốt nhất của nhau. Khi lớn lên, mẹ của họ lập gia đình với
hai anh em John Jones và John James vào cùng một ngày. Lạ thay,
hai ông bố cũng là một đôi bạn tri kỷ. Và điều kỳ diệu hơn cả là hai
cậu con trai đầu lòng của hai gia đình này đều ra đời vào cùng một
ngày, trong cùng một bệnh viện, và hai bà mẹ đã nằm cạnh giường
nhau!
Để tránh những rắc rối và cũng để cho dễ phân biệt, mọi người
trong gia đình thường gọi hai anh em là Jones và James.
Càng lớn, họ càng giống nhau như đúc, hệt như hai anh em sinh
đôi, từ ngoại hình cho đến dáng điệu. Ngay từ trước khi đi nhà trẻ,
hai đứa bé đã rất hào hứng với những trò nghịch ngợm khiến những
người thân trong gia đình và bạn bè phải bối rối để có thể nhận ra
đâu là Jones, đâu là James. Và cho đến khi họ vào học cấp một thì
bất kỳ người thứ ba nào cũng không thể phân biệt được ai là ai.
Suốt những năm trung học, lúc nào Jones và James cũng chơi với
nhau, cùng chọn những môn học giống như nhau, thậm chí cùng
chơi các môn thể thao giống nhau. Họ là một đôi khắng khít trong
học tập lẫn khi chơi thể thao. Sau đó, hai anh em họ lại tiếp tục thi
đỗ vào cùng một trường đại học và lại may mắn được xếp vào học
chung một lớp. Thật ra, chẳng phải họ phụ thuộc vào nhau đến mức
có cùng mọi chọn lựa. Chỉ đơn giản là vì họ có cùng những sở thích
và thấy vui khi cùng thể hiện những điểm tương đồng đó mà thôi.
Sau khi tốt nghiệp, họ lại tiếp tục làm mọi người ngạc nhiên đến thú
vị khi lập gia đình với hai chị em sinh đôi trong cùng một lễ cưới đôi.

Rồi họ làm việc trong cùng một công ty và mua nhà trả góp ở cùng
một chung cư. Công việc thuận lợi, cuộc sống hạnh phúc - mọi thứ
có vẻ như rất suôn sẻ đối với họ...
... Cho đến khi cả Jones và James cùng được thăng chức lên làm
quản lý. Kể từ đó, họ được bố trí làm việc trong hai căn phòng riêng
biệt nhau. Bận rộn với công việc mới nên thời gian đầu, họ không
còn gặp nhau thường xuyên như trước nữa.
Thời gian thấm thoát trôi qua, mới đó mà đã ba tháng kể từ ngày họ
được nhận công việc mới. Thông qua các đồng nghiệp, James bắt
đầu nhận ra một sự khác biệt giữa hai người - một điều trước giờ
chưa hề xảy ra đối với hai anh em họ. Một sự khác biệt không nhỏ tí
nào. Và tệ hơn là sự khác biệt này đang mỗi ngày một rõ rệt hơn!
Jones luôn đến công ty sau khi đã dùng xong bữa sáng và lúc nào
cũng về nhà đúng giờ để quây quần cùng gia đình bên bữa tối trong
căn nhà ấm cúng của mình.
Trong khi đó, lịch làm việc của James lại chẳng cân đối chút nào. Nó
giống như chiếc đồng hồ bị hỏng. Anh thường phải bỏ bữa sáng để
đến văn phòng sớm hơn một chút, tranh thủ thời gian để cố làm hết
những công việc đang còn chờ anh giải quyết. Và giờ về nhà của
anh lại tùy thuộc vào mức độ hoàn tất những công việc quan trọng
cần giải quyết trong ngày hoặc khối lượng công việc còn tồn đọng
trong ngăn hồ sơ.
Không những vậy, Jones còn tham gia vào câu lạc bộ golf vì đây vốn
là môn thể thao mà anh rất yêu thích từ hồi còn học trung học. Mỗi
cuối tuần, anh thường dẫn các con đi cắm trại hay thong thả đọc
một quyển sách nào đó, lắng nghe một bản nhạc và tận hưởng cảm
giác yên bình trong khu vườn nhà mình.
Còn James lúc nào cũng thấy mình có quá nhiều việc phải làm đến
nỗi anh không còn chút thời gian nào để nghĩ đến những sở thích
của mình nữa, nói chi đến thời gian dành cho gia đình. Thậm chí,
anh đã không dành thời gian cho vợ vào ngày sinh nhật của cô ấy.

Và James cứ day dứt mãi khi biết hai vợ chồng Jones được thoải
mái tận hưởng những ngày nghỉ ở tận vùng đảo Hawaii xinh đẹp.
Jones luôn giữ được vóc dáng cân đối, cơ thể khỏe khoắn nhờ thói
quen chơi golf và chạy bộ đều đặn ba, bốn lần một tuần. Trong khi
đó, James lại cảm thấy mệt mỏi vô cùng khi nhìn xuống cái bụng
ngày càng tròn trĩnh của mình. Thói quen nghiện cà phê nhằm
chống lại tình trạng căng thẳng liên tục trong công việc khiến anh vô
cùng đuối sức và rất hay bực bội, cáu kỉnh.
Trong công việc, Jones lúc nào cũng vui vẻ trò chuyện với mọi
người và luôn tham gia vào các hoạt động của công ty.
Lúc nào anh cũng sẵn sàng chia sẻ kinh nghiệm của mình với bất kỳ
ai. Còn James lại chẳng có thời gian. Thậm chí nếu có được chút thì
giờ rảnh rỗi, anh cũng đã quá mệt mỏi. Và mọi việc tệ đến mức tất
cả những gì anh muốn chỉ là nhanh chóng hoàn tất một ngày làm
việc để có thể về nhà và lăn ra ngủ.
James nghe nói sếp của Jones là một người rất vui tính. Lúc nào
trông ông cũng thoải mái và hòa đồng với các nhân viên. Quả thật là
đúng như thế, tất cả nhân viên cùng phòng với Jones đều cảm thấy
như vậy. Thảo nào họ cứ liên tục đạt và vượt chỉ tiêu, tinh thần thì
sảng khoái và họ không bao giờ phải ở lại làm trễ.
Điều đáng buồn là bộ phận của James càng lúc càng tụt lại phía
sau. Họ không đạt chỉ tiêu đã được giao. Sếp của James rất lo lắng
và đắn đo về năng lực của họ. Nhân viên của James cứ luôn miệng
càu nhàu và cảm thấy bản thân họ lúc nào cũng phải chịu áp lực
công việc rất lớn. Cả gia đình của James cũng vậy, cứ than van
mãi.
Bên cạnh đó, sức khỏe của James bắt đầu báo hiệu cho thấy anh
không còn khỏe như trước nữa. Đôi lúc anh bị đau cổ hay thấy đầu
mình đau buốt, và anh bắt đầu cảm thấy dường như không thể đảm
đương nổi công việc hiện tại. Đó là một điều mà anh không thể chấp
nhận được vì bản thân anh - cũng giống như Jones - luôn là một
trong những nhân viên xuất sắc nhất của công ty.

Trước đây, khi chỉ phải lo phần việc của mình, James luôn hoàn
thành rất tốt. Nhưng từ khi làm quản lý, anh không chỉ phải hoàn tất
công việc của mình mà còn có trách nhiệm đối với hiệu quả làm việc
của các nhân viên cấp dưới, theo đúng yêu cầu của công ty. Càng
ngày anh càng cảm thấy
khó cộng tác với các nhân viên của mình. Dường như họ không biết
phải làm gì, hoặc nếu biết thì phải mất khá nhiều thời gian thì họ mới
có thể hoàn thành công việc như yêu cầu.
Phần việc cộng thêm của một nhà quản lý có vẻ như quá nặng nề
đối với James. Anh phải viết và đánh giá các bản báo cáo, phải đọc
những bản thông cáo và tạp chí chuyên ngành; phải luôn có mặt tại
những cuộc họp quan trọng. Và trên hết là anh phải đánh giá đúng
năng lực của từng nhân viên, tuyển dụng bổ sung nhân lực, xử lý
các trường hợp buộc phải cho nghỉ việc, và làm cả những việc anh
không thích chút nào - đó là kỷ luật các nhân viên của mình.
Đã có rất nhiều lời than phiền của các đồng nghiệp cũng như của
cấp trên, chủ yếu là về sự bận bịu thường xuyên và về tính khí cáu
bẳn của James. Nhưng quả thật, với một khối lượng công việc như
thế, anh dường như không còn thời gian để chú tâm đến mọi thứ
chung quanh và áp lực công việc khiến anh quên khuấy
những nguyên tắc nhã nhặn trong giao tiếp. Trước tình trạng đó, sếp
của James bảo anh nên giao bớt việc cho các nhân viên cấp dưới.
Thế nhưng cứ mỗi lần giao việc cho họ là y như rằng anh lại phải
gánh thêm một số việc nữa. Và khi công việc không được như ý thì
chính James là người phải chịu trách nhiệm sửa chữa những sai
lầm ấy.
Trước nay James vẫn quan niệm giống bố anh rằng nếu muốn mọi
việc được như ý thì tốt hơn cả là nên tự mình làm lấy mọi việc.
Nhưng giờ đây, chính anh cũng đang xem xét lại triết lý cổ điển đó.
Điều gì sẽ xảy ra nếu một mình bạn không thể làm tất cả? Mọi thứ
sẽ ra sao khi bản chất công việc quá phức tạp, đòi hỏi sự góp sức
của nhiều, thậm chí là rất nhiều người? Nhiều lúc anh tự hỏi liệu sự
thăng tiến có mang lại mức gia tăng thu nhập xứng đáng so với cái
giá mà anh và gia đình anh đang phải trả hay không. Nhưng anh

cũng không muốn mất đi khoản thu nhập hấp dẫn đó hay để vuột
mất những cơ hội được trải nghiệm mà công việc này mang lại. Và
những băn khoăn đó càng khiến anh thêm mệt mỏi.
Một buổi tối nọ, vì phải giải quyết một số công việc còn tồn đọng
nên James lại một lần nữa để lỡ bữa tối cùng gia đình.
Trên đường lái xe về nhà, anh tự nhủ:
"Mình phải chấm dứt tình trạng kiệt quệ này! Mình phải thay đổi.
Mình phải làm điều gì đó, điều mà trước đây có thể mình chưa
bao giờ làm..."
Những việc đó có thể sẽ rất khó thực hiện. Nhưng không sao cả,
James đã quá chán nản trước tình trạng mỏi mệt triền miên của
mình và anh sẵn sàng làm bất cứ điều gì, miễn là có thể tạo ra
những kết quả khá hơn - những kết quả mà anh đã nhìn thấy từ
cuộc sống của Jones.
Khi về đến nhà, James quyết định là sẽ phải thay đổi. Giờ đây anh
không còn băn khoăn nữa mà tập trung suy nghĩ xem mình nên bắt
đầu như thế nào và nên thay đổi những gì.

CHƯƠNG 2: JAMES BẮT ĐẦU HỌC CÁCH
ỦY QUYỀN
Tuần tiếp theo, tình hình công việc diễn ra không được suôn sẻ như
trước. Mọi người đã hoàn tất những công việc đơn giản, và những
công việc còn lại đều phức tạp hơn, nên James phải mất nhiều thời
gian hơn. Anh xác định rõ những yêu cầu của mình. Anh dành nhiều
thời gian hơn cho từng nhân viên để đảm bảo họ hoàn toàn hiểu rõ
công việc được giao. Đôi lúc, anh phải thay đổi cách giải thích của
mình cho phù hợp với tính cách của mỗi nhân viên.
Thoạt đầu, công việc vẫn diễn ra khá tốt đẹp. Nhưng càng về cuối
tuần, khó khăn cốt lõi càng hiện ra rõ rệt. Nhân viên của anh đã
không hoàn thành công việc đúng hạn.
James tự hỏi không biết có phải nguyên nhân là do nhân viên từ
chối làm thêm việc hay không. Nếu quả thật như thế thì đây có thể là
một vấn đề lớn. Nhóm của James đã có quá nhiều khó khăn rồi, đặc
biệt là vào lúc này, khi hy vọng đang lóe sáng trước mắt họ. Đã đến
lúc phải nghỉ ngơi một chút. Đã đến lúc cần tìm đến Jones.
- Chào anh bạn, - James cất tiếng chào khi bước vào phòng Jones.
- Ồ, cậu đấy ư! Tớ rất vui khi gặp lại cậu. Mọi thứ ra sao rồi?
- Vẫn chưa có gì tiến triển nhiều. Tuy nhiên, tớ đã giao cho các nhân
viên của mình một số công việc và họ cũng đã làm rất tốt. Điều đó
làm tớ cảm thấy rất vui.
Jones hiểu James đang có ý cảm ơn sự giúp đỡ của mình khi cho
anh hay rằng đã làm theo những gì anh chỉ dẫn. Anh hỏi dò:
- Hay lắm! Công việc vẫn diễn ra tốt chứ?
James đứng dậy, bước đến bên bức tường và sửa lại khung ảnh
chiếc cầu

Brooklyn cho ngay ngắn:
- Khởi đầu thì khá tốt. Thật ra, tớ nghĩ mọi chuyện diễn tiến rất thuận
lợi. Nhưng hiện nay nhân viên của tớ lại trễ thời hạn. - Nói đến đây,
James liếc nhìn Jones và thấy anh đang gật gù mỉm cười.
- Phải, phải rồi... - Jones nói.
- Nghĩa là sao? Cậu cũng từng bị như thế à? Tớ tưởng sau vụ rắc
rối với Jennifer, mọi chuyện của cậu sẽ thuận buồm xuôi gió chứ?
Jones lắc đầu:
- Không phải thế đâu. Đó chỉ mới là khởi đầu thôi.
- Chỉ là khởi đầu thôi sao?
- Đúng vậy. Sau đó, tớ còn học thêm từ Jennifer vài điều nữa trước
khi biết cách giao việc sao cho hiệu quả. Hồi đó, sau vụ việc với
Jennifer mà tớ đã kể, tớ làm việc với Jennifer rất tốt, cho đến khi tớ
giao cho cô ấy dự án Simpson.
- Rồi sao nữa, cậu kể tiếp đi?
- Đó là một dự án quan trọng và rất eo hẹp về mặt thời gian. Tớ giao
cho cô ấy vì tin rằng cô ấy có thể làm được. Tớ nói rõ những điều tớ
mong đợi, những điều cần phải tuân thủ và những điều cô ấy có thể
tự ý quyết định. Tớ cũng đã yêu cầu cô ấy nhắc lại những điều tớ
nói và cả hai đều nghĩ mọi chuyện sẽ ổn.
Mãi đến chiều hôm sau, tớ vẫn không nhận được tin tức gì của
Jennifer, nên tớ bèn đến gặp cô ấy để hỏi thăm tình hình công việc.
Cô ấy chỉ đáp gọn lỏn: "Ổn cả". Nghe thấy thế tớ cũng cảm thấy an
tâm.
- Vậy thì vấn đề nằm ở đâu cơ chứ? - James tỏ ra sốt ruột.
- Chưa đâu, chưa có vấn đề gì đâu.

Nhưng đến hai ngày sau thì tớ không thể im lặng được nữa. Tớ gọi
Jennifer vào văn phòng, dự định sẽ nói chuyện thẳng thắn với cô ấy.
Thậm chí, tớ còn chuẩn bị trước những gì mình định nói: "Tôi rất
thất vọng, Jennifer ạ. Sau tất cả những gì chúng ta đã làm, tôi không
thể tin là cô lại có thể làm tôi thất vọng đến như vậy!".
James tò mò hỏi:
- Vậy là cậu đã nói cho cô ấy biết. Dĩ nhiên cậu đã làm rất đúng.
Jones bật cười:
- Ồ, không đâu. Khi tớ nói xong, không ngờ Jennifer lại là người tức
giận hơn tớ. "Tôi làm ông thất vọng ư?", cô ấy vừa nói vừa nhìn tớ
như thể tớ vừa đánh đổ cà phê lên chiếc váy mới của cô ấy vậy.
"Ông vui lòng nói cụ thể cho tôi biết tôi đã làm gì để ông phải thất
vọng!".
Phải thừa nhận là thái độ lúc đó của cô ấy làm tớ hơi lo lắng, nhưng
kỷ luật nhân viên vì đã làm việc kém hiệu quả là một phần trong
công việc của nhà quản lý kia mà! Vì thế tớ mạnh dạn nói thẳng cho
cô ấy biết nhiệm vụ đó chỉ cần một ngày đã có thể hoàn thành, trong
khi cô ấy lại kéo dài thời gian làm việc mặc dù đã biết dự án này rất
eo hẹp về thời gian.
- Rồi sao nữa?
- Đến lúc này, cô ấy bớt nóng giận hơn và đã chỉ cho tớ thấy một sự
thật hiển nhiên khác nữa. Cậu biết không, tớ như bị hắt nước vào
mặt khi cô ấy từ tốn nói rõ từng lời: "Thực tế là tôi đã không hề biết.
Ông chưa bao giờ cho tôi biết là dự án này rất khắt khe về thời gian
và ông cũng không yêu cầu cụ thể thời hạn hoàn thành công việc.
Lẽ nào ông lại nghĩ rằng tôi có thể đọc được những suy nghĩ của
ông kia chứ?". Thế đấy, tớ chỉ biết im lặng và gặm nhấm những sai
lầm của mình.
James nhăn mặt:

- Trời ạ, vậy cuối cùng cậu làm sao?
Jones nhún vai:
- Còn làm gì được nữa kia chứ? Bọn tớ cùng ngồi lại để bàn bạc
công việc một cách kỹ lưỡng hơn rồi bổ sung những yêu cầu về thời
gian.
James gật đầu, đứng lên và vỗ nhẹ lên vai Jones:
- Mọi chuyện cũng không đến nỗi quá phức tạp nhỉ?
Jones lắc đầu:
- Không đơn giản đâu. Điều quan trọng là cậu phải biết rút kinh
nghiệm.
James cảm thấy rất vui. Câu chuyện của Jones giúp anh học được
rất nhiều điều, không chỉ từ những sai lầm của bản thân mình mà
còn cả từ những sai lầm của Jones.
Khi trở về văn phòng, anh lại tiếp tục viết lên tấm bảng trắng dòng
chữ sau:
Khi giao việc, cần phải xác định cụ thể thời hạn hoàn thành
công việc.
Để thay đổi không khí, James bật đĩa nhạc yêu thích của mình lên.
Anh vừa nghe nhạc vừa xem lại từng công việc đã giao cho các
nhân viên trong tuần qua. Quả là một số việc có yêu cầu rất khắt khe
về thời gian và điều đó tạo cho anh nhiều áp lực xen lẫn lo âu.
Thế mà anh chỉ tập trung vào việc hướng dẫn công việc sao cho rõ
ràng và chính xác, đến nỗi quên cả dặn dò nhân viên về thời hạn
hoàn thành công việc. Thậm chí, anh còn không nghĩ đến điều đó
nữa.
Thế là James bắt tay vào xác định thời hạn cho từng công việc và
nói chuyện cụ thể với mỗi nhân viên một lần nữa. Anh vô cùng ngạc

nhiên khi phát hiện ra rằng không có nhân viên nào nhận ra tầm
quan trọng của vấn đề thời gian. Và ai cũng cảm kích khi được
James xác định rõ thời hạn công việc.
Một lần nữa, công việc trong bộ phận của James lại trở nên trôi
chảy. Mọi người lại thấy anh mỉm cười. Còn anh lại cảm thấy hứng
thú trở lại với công việc bởi anh tin rằng những công việc mà mình
đã giao phó cho các nhân viên sẽ được hoàn thành đúng hạn. Mặt
khác, anh cũng nhận thấy khối lượng công việc đã giảm bớt. Thật
là tuyệt!
Từ hôm đó và cho đến suốt cả tuần ấy, tối nào James cũng rời văn
phòng sớm hơn thường lệ một tiếng đồng hồ. Trong bữa cơm cuối
tuần, vợ anh thắc mắc không hiểu vì sao mọi chuyện lại thay đổi tốt
đẹp đến thế.
Để trả lời, James chỉ mỉm cười và choàng tay qua vai vợ nói:
- Mọi chuyện thay đổi rồi em à!
Đã lâu rồi, James chưa có được kỳ nghỉ cuối tuần nào vui vẻ như
thế. Anh thật sự cảm thấy nhẹ nhàng và vô cùng thảnh thơi. Thậm
chí vào ngày thứ bảy, anh còn có thời gian để đưa các con đến công
viên chơi - một điều mà anh đã nhiều lần thất hứa với bọn trẻ. Sẵn
dịp, anh còn chơi cầu lông với cô con gái mười tuổi của mình.
Đến chiều chủ nhật, vợ chồng anh mời gia đình Jones sang thưởng
thức buổi nướng thịt ngoài trời. Đó là chủ nhật đầu tiên sau một
khoảng thời gian dài mà James không phải bận tâm lo nghĩ gì đến
công việc của ngày thứ hai.
- Lâu rồi tớ mới lại thấy cậu vui như thế, James ạ. - Jones vừa nói
vừa đưa thêm cho James dĩa rau trộn.
James tung một quả nho lên không rồi dùng miệng đón lấy:
- Cảm ơn cậu, Jones ạ, - anh nói, - vì mọi thứ!

CHƯƠNG 3: THỰC HIỆN BƯỚC THỨ HAI
Tuần tiếp theo, tình hình công việc diễn ra không được suôn sẻ như
trước. Mọi người đã hoàn tất những công việc đơn giản, và những
công việc còn lại đều phức tạp hơn, nên James phải mất nhiều thời
gian hơn. Anh xác định rõ những yêu cầu của mình. Anh dành nhiều
thời gian hơn cho từng nhân viên để đảm bảo họ hoàn toàn hiểu rõ
công việc được giao. Đôi lúc, anh phải thay đổi cách giải thích của
mình cho phù hợp với tính cách của mỗi nhân viên.
Thoạt đầu, công việc vẫn diễn ra khá tốt đẹp. Nhưng càng về cuối
tuần, khó khăn cốt lõi càng hiện ra rõ rệt. Nhân viên của anh đã
không hoàn thành công việc đúng hạn.
James tự hỏi không biết có phải nguyên nhân là do nhân viên từ
chối làm thêm việc hay không. Nếu quả thật như thế thì đây có thể là
một vấn đề lớn. Nhóm của James đã có quá nhiều khó khăn rồi, đặc
biệt là vào lúc này, khi hy vọng đang lóe sáng trước mắt họ. Đã đến
lúc phải nghỉ ngơi một chút. Đã đến lúc cần tìm đến Jones.
- Chào anh bạn, - James cất tiếng chào khi bước vào phòng Jones.
- Ồ, cậu đấy ư! Tớ rất vui khi gặp lại cậu. Mọi thứ ra sao rồi?
- Vẫn chưa có gì tiến triển nhiều. Tuy nhiên, tớ đã giao cho các nhân
viên của mình một số công việc và họ cũng đã làm rất tốt. Điều đó
làm tớ cảm thấy rất vui.
Jones hiểu James đang có ý cảm ơn sự giúp đỡ của mình khi cho
anh hay rằng đã làm theo những gì anh chỉ dẫn. Anh hỏi dò:
- Hay lắm! Công việc vẫn diễn ra tốt chứ?
James đứng dậy, bước đến bên bức tường và sửa lại khung ảnh
chiếc cầu

Brooklyn cho ngay ngắn:
- Khởi đầu thì khá tốt. Thật ra, tớ nghĩ mọi chuyện diễn tiến rất thuận
lợi. Nhưng hiện nay nhân viên của tớ lại trễ thời hạn. - Nói đến đây,
James liếc nhìn Jones và thấy anh đang gật gù mỉm cười.
- Phải, phải rồi... - Jones nói.
- Nghĩa là sao? Cậu cũng từng bị như thế à? Tớ tưởng sau vụ rắc
rối với Jennifer, mọi chuyện của cậu sẽ thuận buồm xuôi gió chứ?
Jones lắc đầu:
- Không phải thế đâu. Đó chỉ mới là khởi đầu thôi.
- Chỉ là khởi đầu thôi sao?
- Đúng vậy. Sau đó, tớ còn học thêm từ Jennifer vài điều nữa trước
khi biết cách giao việc sao cho hiệu quả. Hồi đó, sau vụ việc với
Jennifer mà tớ đã kể, tớ làm việc với Jennifer rất tốt, cho đến khi tớ
giao cho cô ấy dự án Simpson.
- Rồi sao nữa, cậu kể tiếp đi?
- Đó là một dự án quan trọng và rất eo hẹp về mặt thời gian. Tớ giao
cho cô ấy vì tin rằng cô ấy có thể làm được. Tớ nói rõ những điều tớ
mong đợi, những điều cần phải tuân thủ và những điều cô ấy có thể
tự ý quyết định. Tớ cũng đã yêu cầu cô ấy nhắc lại những điều tớ
nói và cả hai đều nghĩ mọi chuyện sẽ ổn.
Mãi đến chiều hôm sau, tớ vẫn không nhận được tin tức gì của
Jennifer, nên tớ bèn đến gặp cô ấy để hỏi thăm tình hình công việc.
Cô ấy chỉ đáp gọn lỏn: "Ổn cả". Nghe thấy thế tớ cũng cảm thấy an
tâm.
- Vậy thì vấn đề nằm ở đâu cơ chứ? - James tỏ ra sốt ruột.
- Chưa đâu, chưa có vấn đề gì đâu.

Nhưng đến hai ngày sau thì tớ không thể im lặng được nữa. Tớ gọi
Jennifer vào văn phòng, dự định sẽ nói chuyện thẳng thắn với cô ấy.
Thậm chí, tớ còn chuẩn bị trước những gì mình định nói: "Tôi rất
thất vọng, Jennifer ạ. Sau tất cả những gì chúng ta đã làm, tôi không
thể tin là cô lại có thể làm tôi thất vọng đến như vậy!".
James tò mò hỏi:
- Vậy là cậu đã nói cho cô ấy biết. Dĩ nhiên cậu đã làm rất đúng.
Jones bật cười:
- Ồ, không đâu. Khi tớ nói xong, không ngờ Jennifer lại là người tức
giận hơn tớ. "Tôi làm ông thất vọng ư?", cô ấy vừa nói vừa nhìn tớ
như thể tớ vừa đánh đổ cà phê lên chiếc váy mới của cô ấy vậy.
"Ông vui lòng nói cụ thể cho tôi biết tôi đã làm gì để ông phải thất
vọng!".
Phải thừa nhận là thái độ lúc đó của cô ấy làm tớ hơi lo lắng, nhưng
kỷ luật nhân viên vì đã làm việc kém hiệu quả là một phần trong
công việc của nhà quản lý kia mà! Vì thế tớ mạnh dạn nói thẳng cho
cô ấy biết nhiệm vụ đó chỉ cần một ngày đã có thể hoàn thành, trong
khi cô ấy lại kéo dài thời gian làm việc mặc dù đã biết dự án này rất
eo hẹp về thời gian.
- Rồi sao nữa?
- Đến lúc này, cô ấy bớt nóng giận hơn và đã chỉ cho tớ thấy một sự
thật hiển nhiên khác nữa. Cậu biết không, tớ như bị hắt nước vào
mặt khi cô ấy từ tốn nói rõ từng lời: "Thực tế là tôi đã không hề biết.
Ông chưa bao giờ cho tôi biết là dự án này rất khắt khe về thời gian
và ông cũng không yêu cầu cụ thể thời hạn hoàn thành công việc.
Lẽ nào ông lại nghĩ rằng tôi có thể đọc được những suy nghĩ của
ông kia chứ?". Thế đấy, tớ chỉ biết im lặng và gặm nhấm những sai
lầm của mình.
James nhăn mặt:

- Trời ạ, vậy cuối cùng cậu làm sao?
Jones nhún vai:
- Còn làm gì được nữa kia chứ? Bọn tớ cùng ngồi lại để bàn bạc
công việc một cách kỹ lưỡng hơn rồi bổ sung những yêu cầu về thời
gian.
James gật đầu, đứng lên và vỗ nhẹ lên vai Jones:
- Mọi chuyện cũng không đến nỗi quá phức tạp nhỉ?
Jones lắc đầu:
- Không đơn giản đâu. Điều quan trọng là cậu phải biết rút kinh
nghiệm.
James cảm thấy rất vui. Câu chuyện của Jones giúp anh học được
rất nhiều điều, không chỉ từ những sai lầm của bản thân mình mà
còn cả từ những sai lầm của Jones.
Khi trở về văn phòng, anh lại tiếp tục viết lên tấm bảng trắng dòng
chữ sau:
Khi giao việc, cần phải xác định cụ thể thời hạn hoàn thành công
việc.
Để thay đổi không khí, James bật đĩa
nhạc yêu thích của mình lên. Anh vừa nghe nhạc vừa xem lại từng
công việc đã giao cho các nhân viên trong tuần qua. Quả là một số
việc có yêu cầu rất khắt khe về thời gian và điều đó tạo cho anh
nhiều áp lực xen lẫn lo âu.
Thế mà anh chỉ tập trung vào việc hướng dẫn công việc sao cho rõ
ràng và chính xác, đến nỗi quên cả dặn dò nhân viên về thời hạn
hoàn thành công việc. Thậm chí, anh còn không nghĩ đến điều đó
nữa.

Thế là James bắt tay vào xác định thời hạn cho từng công việc và
nói chuyện cụ thể với mỗi nhân viên một lần nữa. Anh vô cùng ngạc
nhiên khi phát hiện ra rằng không có nhân viên nào nhận ra tầm
quan trọng của vấn đề thời gian. Và ai cũng cảm kích khi được
James xác định rõ thời hạn công việc.
Một lần nữa, công việc trong bộ phận của James lại trở nên trôi
chảy. Mọi người lại thấy anh mỉm cười. Còn anh lại cảm thấy hứng
thú trở lại với công việc bởi anh tin rằng những công việc mà mình
đã giao phó cho các nhân viên sẽ được hoàn thành đúng hạn. Mặt
khác, anh cũng nhận thấy khối lượng công việc đã giảm bớt. Thật
là tuyệt!
Từ hôm đó và cho đến suốt cả tuần ấy, tối nào James cũng rời văn
phòng sớm hơn thường lệ một tiếng đồng hồ. Trong bữa cơm cuối
tuần, vợ anh thắc mắc không hiểu vì sao mọi chuyện lại thay đổi tốt
đẹp đến thế.
Để trả lời, James chỉ mỉm cười và choàng tay qua vai vợ nói:
- Mọi chuyện thay đổi rồi em à!
Đã lâu rồi, James chưa có được kỳ nghỉ cuối tuần nào vui vẻ như
thế. Anh thật sự cảm thấy nhẹ nhàng và vô cùng thảnh thơi. Thậm
chí vào ngày thứ bảy, anh còn có thời gian để đưa các con đến công
viên chơi - một điều mà anh đã nhiều lần thất hứa với bọn trẻ. Sẵn
dịp, anh còn chơi cầu lông với cô con gái mười tuổi của mình.
Đến chiều chủ nhật, vợ chồng anh mời gia đình Jones sang thưởng
thức buổi nướng thịt ngoài trời. Đó là chủ nhật đầu tiên sau một
khoảng thời gian dài mà James không phải bận tâm lo nghĩ gì đến
công việc của ngày thứ hai.
- Lâu rồi tớ mới lại thấy cậu vui như thế, James ạ. - Jones vừa nói
vừa đưa thêm cho James dĩa rau trộn.
James tung một quả nho lên không rồi dùng miệng đón lấy:

- Cảm ơn cậu, Jones ạ, - anh nói, - vì mọi thứ!

CHƯƠNG 4: TẦM QUAN TRỌNG CỦA
VIỆC XÁC ĐỊNH THẨM QUYỀN
Bộ phận của James bắt đầu một tuần làm việc mới trong tâm trạng
phấn khởi, gương mặt mọi người đều toát lên vẻ yêu đời. James
hiểu những công việc còn lại mà anh sắp sửa giao cho các nhân
viên của mình sẽ khó khăn hơn trước. Vì thế, anh bắt tay vào chuẩn
bị thật kỹ những phạm vi yêu cầu đối với từng công việc trước khi
giao việc cho họ. Anh cũng không quên xác định rõ thời hạn hoàn
thành dựa vào quỹ thời gian tương ứng.
Tuy thế, James vẫn tỏ ra hơi thiếu kiên nhẫn với việc chuẩn bị này.
Có lúc anh vẫn muốn tự mình làm lấy mọi công việc hoặc giao hẳn
cho ai đó đáng tin cậy và yên tâm đón chờ một kết quả tốt đẹp. Thế
nhưng James đã biết hậu quả sẽ như thế nào nếu anh làm như thế.
Anh vẫn chưa quên cảm giác lo âu và thất vọng thường xuyên trước
đây, và anh cũng nhớ những gì mình đã nói với con gái cuối tuần
trước, khi hai cha con anh cùng chơi cầu lông: "Càng được chuẩn bị
kỹ lưỡng, công việc sẽ càng trôi chảy và con sẽ càng cảm thấy vui
hơn khi công việc hoàn tất".
Khi đã chuẩn bị xong, James gặp từng nhân viên để giao việc cho
họ. Các nhân viên đều hiểu đúng ý James và đa số đều nắm bắt tốt
yêu cầu công việc. Nếu có điểm nào còn vướng mắc, mọi người cởi
mở bàn bạc, trao đổi với nhau cho đến khi tất cả được thông suốt.
Nhờ thế, bản thân các nhân viên của anh cũng tỏ ra phấn khích và
tự tin hơn hẳn.
James bất giác mỉm cười khi nhớ lại một buổi sáng nọ, Jason đến
phòng của anh thật sớm chỉ để nói với anh rằng, "càng ngày tôi
càng cảm thấy bộ phận của chúng ta thật sự là một tập thể gắn bó,
còn bản thân tôi nhận thấy rằng mình cũng là một thành viên có
những đóng góp tích cực". Đối với một người quản lý, không có
lời khen ngợi nào có ý nghĩa hơn thế!

Thế nhưng tâm trạng vui vẻ của James chỉ tồn tại cho đến cuộc gặp
gỡ với Josh vào ngày thứ tư. Josh hoàn thành công việc đúng hạn,
nhưng James vô cùng ngạc nhiên khi nhận ra Josh đã vượt quá giới
hạn thẩm quyền của mình khi thực hiện những việc mà James đã
giao. Josh đã ra một quyết định không chỉ ảnh hưởng đến bản thân
anh ta mà còn đến uy tín của cả bộ phận. James cảm thấy thất vọng
hơn là xấu hổ vì những hành động của Josh. Làm thế nào điều này
có thể xảy ra nhỉ? Anh đã hết sức cẩn trọng cơ mà. Anh đã trao đổi
với Josh rất cụ thể và rõ ràng về những yêu cầu công việc và Josh
cũng đã rất hiểu những mong muốn của anh.
Lần này, trước khi tới văn phòng của Jones, James rẽ sang quán cà
phê Starbuck's để mua hai ly Americano và hai chiếc bánh nướng.
Anh thành thật chia sẻ với Jones những sai lầm mà các nhân viên
của mình đã gây ra.
- Tớ không hiểu,
- James kể ngay trước khi kịp ngồi xuống ghế để mở túi bánh. - Cậu
nói cho tớ nghe đi, tớ đã sai ở điểm nào? Tớ đã phác thảo công việc
rất rõ ràng cho Josh biết. Tớ cũng đã xác định cụ thể thời gian hoàn
thành công việc cho cậu ấy. Cậu ta cũng đã làm rất đúng. Duy chỉ có
một điều là Josh đã vượt quá phạm vi thẩm quyền của mình khi giải
quyết những việc mà tớ đã giao. Cậu ta đã ra một quyết định không
thuộc thẩm quyền của cậu ấy. Sự việc vỡ lở, sắp tới hẳn tớ phải tốn
nhiều công sức để khắc phục hậu quả này.
- Thế ư! - Jones nói với vẻ thản nhiên.
- Cậu đừng xem thường như thế! James nhấn mạnh.
- Ai cũng có lúc phạm sai lầm. Xét cho cùng, trường hợp này cũng
chưa gây ra thiệt hại gì lớn, đúng không? Tớ tin là mọi việc rồi sẽ ổn
...